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Política de tratamiento de datos
1. Identificación de los Responsables
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la "Política") aplica a los datos personales tratados por las sociedades que operan la plataforma UFO Core y el sitio www.ufo-core.com, quienes actúan como Responsables del Tratamiento de manera conjunta y coordinada:
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Cyclops S.A.S. – Sociedad colombiana. NIT: 901.123.653-6. Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia.
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Cyclops Inc. – Sociedad constituida bajo las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos de América. Domicilio: Boca Raton, Florida.
Correo para asuntos de datos personales: info@ufo-core.com · Sitio web: www.ufo-core.com. En adelante, conjuntamente, "Cyclops" o "UFO Core". La marca UFO Core identifica la plataforma y no constituye una persona jurídica.
Esta Política es la política de producto de UFO Core y es complementaria de la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales corporativa de Cyclops publicada en www.cyclopslab.com, que regula los datos de colaboradores, candidatos, proveedores y demás relaciones corporativas. Ambas son consistentes entre sí; en lo no previsto por una, aplica la otra.
2. Ámbito de aplicación y roles
Esta Política aplica al tratamiento que Cyclops realiza en calidad de Responsable respecto de los datos personales de: visitantes del sitio web; representantes, contactos y usuarios de clientes, prospectos, aliados y proveedores; asistentes a eventos y demostraciones; candidatos y colaboradores; y cualquier otra persona natural que se relacione con Cyclops.
Datos procesados dentro de la plataforma UFO Core. Los datos personales de solicitantes, deudores y demás titulares que las entidades financieras clientes procesan a través de la plataforma son tratados por Cyclops en calidad de Encargado del Tratamiento, por cuenta y bajo instrucciones de dicha entidad, que es la Responsable. Ese tratamiento se rige por el Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales (DPA) contenido en los Términos de Uso de la Plataforma y por la política de datos de la entidad cliente. Si eres solicitante o deudor de un crédito, debes ejercer tus derechos directamente ante la entidad financiera con la que te relacionaste; Cyclops remitirá a dicha entidad cualquier solicitud que reciba.
3. Marco legal
Esta Política se rige por la Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo aplicable, las circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que las modifiquen o complementen.
Titulares en otros países. Cuando Cyclops trate datos de personas ubicadas en México, otros países de América Latina o los Estados Unidos, aplicará adicionalmente los derechos y requisitos imperativos de la legislación local (por ejemplo, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares de México y los derechos ARCO, o las leyes estatales de privacidad de los Estados Unidos que resulten aplicables), reconociendo a dichos titulares, como mínimo, los derechos previstos en esta Política. Los principios de licitud, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad orientan todo tratamiento.
4. Definiciones
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Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
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Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
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Dato financiero o crediticio: información relativa al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, regulada por la Ley 1266 de 2008.
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Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
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Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
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Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
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Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión o supresión.
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Transferencia: envío de datos a otro Responsable dentro o fuera del país.
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Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para tratamiento por cuenta del Responsable.
5. Datos que recolectamos
Según la relación con el titular, Cyclops podrá recolectar:
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Identificación y contacto: nombre, documento de identidad, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, país y ciudad.
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Información comercial y contractual: datos de la organización que representa el titular, necesidades del negocio, información suministrada en propuestas, contratos, facturación y soporte.
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Datos técnicos y de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador, cookies, registros de acceso (logs), metadatos y actividad en el sitio y en la plataforma, conforme a la Política de Cookies.
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Datos de usuarios de la plataforma: credenciales de acceso, rol, registro de acciones y trazabilidad de transacciones realizadas por los usuarios autorizados de nuestros clientes.
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Información de eventos, demos e integraciones: la que el titular suministre en formularios, webinars, eventos, ambientes de demostración o canales como WhatsApp.
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Candidatos y colaboradores: hoja de vida, información académica, laboral y la necesaria para la vinculación.
Cyclops no solicita datos sensibles ni datos de menores de edad a través del sitio web. Cuando el tratamiento de datos sensibles sea necesario (por ejemplo, biometría en la plataforma), se realizará únicamente con autorización explícita del titular, informándole que no está obligado a suministrarlos, y, en la plataforma, bajo la responsabilidad de la entidad cliente.
6. Finalidades del tratamiento
Cyclops trata los datos personales para:
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Atender solicitudes de información, contacto y demostraciones, y gestionar la relación comercial y precontractual.
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Celebrar, ejecutar, facturar y dar soporte a los contratos con clientes, aliados y proveedores, incluida la administración de usuarios autorizados de la plataforma.
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Operar, asegurar, monitorear, mantener y mejorar el sitio web y la plataforma UFO Core, incluida la prevención de fraude y la gestión de incidentes.
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Enviar comunicaciones comerciales, de producto, educativas y de eventos relacionadas con UFO Core y el ecosistema Cyclops, por correo, teléfono, mensajería instantánea u otros medios, con posibilidad de desuscripción en todo momento.
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Realizar análisis estadísticos, de uso y de mercado, preferentemente con datos agregados o anonimizados.
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Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales, regulatorias y de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, y atender requerimientos de autoridades.
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Gestionar procesos de selección, vinculación y administración de personal.
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Ejercer o defender derechos de Cyclops en procesos judiciales o administrativos.
7. Autorización
Salvo las excepciones legales (información requerida por autoridad, datos públicos, urgencia médica o sanitaria, fines históricos, estadísticos o científicos, o datos del registro civil), el tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual se obtiene por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, a través de formularios digitales, casillas de aceptación, contratos, registro en la plataforma o interacción con nuestros canales. Cyclops conserva prueba de la autorización y la pondrá a disposición del titular a solicitud.
8. Derechos de los titulares
El titular tiene derecho a:
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Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
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Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
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Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
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Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (o la autoridad competente de su país) por infracciones a la ley.
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Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
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Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
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Oponerse a decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado cuando la ley aplicable lo reconozca; en el caso de decisiones de crédito, este derecho se ejerce ante la entidad financiera responsable.
Los titulares en México podrán ejercer sus derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) y los titulares en otras jurisdicciones los derechos que su legislación les reconozca, a través del mismo canal.
9. Procedimiento para consultas y reclamos
Canal: info@ufo-core.com, indicando nombre completo, documento de identidad, país, medio de respuesta, descripción de la solicitud y documentos de soporte. Cyclops podrá solicitar verificación razonable de identidad.
Consultas: se resolverán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informará al titular antes del vencimiento y se atenderán en máximo diez (10) días hábiles adicionales.
Reclamos: si el reclamo está incompleto se requerirá al titular dentro de los diez (10) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido. El reclamo completo se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles previa comunicación al titular. Mientras se resuelve, el dato se marcará como "reclamo en trámite".
El titular solo podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Cyclops. Las solicitudes relativas a datos procesados en la plataforma por cuenta de una entidad cliente serán remitidas a dicha entidad dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
10. Transferencia, transmisión y destinatarios
Cyclops podrá compartir datos personales con:
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Sociedades del grupo: Cyclops S.A.S. y Cyclops Inc., y las filiales o vehículos locales que se constituyan para operar en México u otros países, para las finalidades de esta Política.
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Encargados y proveedores: infraestructura en la nube (AWS, Microsoft Azure, IBM Cloud u otros), herramientas de CRM, correo, mensajería (incluido WhatsApp Business), soporte, analítica, facturación y seguridad, quienes tratan los datos bajo contrato y por cuenta de Cyclops.
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Aliados estratégicos y canales comerciales: únicamente cuando el titular lo haya autorizado o sea necesario para atender su solicitud (por ejemplo, referir un prospecto a un aliado de implementación).
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Clientes empresariales: cuando el titular sea usuario autorizado de la entidad cliente, para la administración de accesos y soporte.
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Autoridades y terceros legitimados: cuando lo exija la ley, una orden judicial o administrativa, o para defender derechos de Cyclops.
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Sucesores: en caso de fusión, adquisición o reorganización, con sujeción a esta Política.
Transferencias internacionales. Los datos podrán alojarse y tratarse en Colombia, Estados Unidos y en las regiones de nube de nuestros proveedores. Cyclops adoptará las salvaguardas exigidas por la ley (cláusulas contractuales, verificación de nivel adecuado de protección o autorización expresa del titular, según corresponda). Al aceptar esta Política el titular autoriza dichas transferencias en los términos aquí indicados.
11. Seguridad de la información
Cyclops implementa medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento, incluyendo control de accesos basado en roles y autenticación reforzada, cifrado en tránsito y en reposo, segregación de ambientes, registro y trazabilidad de operaciones, copias de respaldo, gestión de vulnerabilidades y acuerdos de confidencialidad con su personal y proveedores. Ningún sistema es completamente seguro; en caso de incidente que afecte datos personales, Cyclops adoptará las medidas de contención y notificación previstas en la ley.
12. Conservación y supresión
Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades autorizadas y durante los plazos exigidos por la ley (por ejemplo, obligaciones contables, fiscales, laborales o de prevención de lavado de activos). Los datos de prospectos que no deriven en relación comercial se conservarán por un máximo de dos (2) años desde el último contacto. Vencido el plazo, los datos se suprimirán o anonimizarán de forma segura.
13. Cookies y tecnologías similares
El sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para su funcionamiento, análisis de uso y, con consentimiento del usuario, fines de marketing. Su uso, tipos, finalidades y forma de configuración se describen en la Política de Cookies publicada en www.ufo-core.com.
14. Área responsable y datos de contacto
El área legal de Cyclops es la responsable de la atención de consultas, reclamos y del ejercicio de derechos de los titulares. Contacto: info@ufo-core.com · Cyclops S.A.S., Medellín, Antioquia, Colombia · Cyclops Inc., Boca Raton, Florida, Estados Unidos de América.
15. Vigencia y modificaciones
Esta Política rige a partir de su publicación en www.ufo-core.com y las bases de datos se conservarán por el tiempo indicado en la cláusula 12. Cyclops podrá modificarla en cualquier momento; los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares por el sitio web o por los canales de contacto registrados antes de su entrada en vigor, y la versión vigente estará siempre disponible en el sitio.
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